Auf Kleinunternehmerregelung verzichten: Ablauf und Kosten

Ja, du kannst auf die Kleinunternehmerregelung verzichten. Du gibst dazu beim Finanzamt eine schriftliche Erklärung ab (Formular U 12 nach § 6 Abs 3 UStG) und bist danach mindestens fünf Kalenderjahre gebunden. Ab dem gewählten Jahr verrechnest du 20 % Umsatzsteuer, darfst dir die Vorsteuer zurückholen und musst Umsatzsteuervoranmeldungen und eine Jahreserklärung abgeben.

Ob sich das für dich rechnet, hängt vor allem daran, wer deine Kund:innen sind und wie viel du selbst einkaufst. Im Folgenden gehen wir das der Reihe nach durch: was der Verzicht bedeutet, wie du ihn abgibst, was sich auf deinen Rechnungen ändert und was dich das kostet. Wenn du wissen willst, wie Buchfink die Umsatzsteuer im Alltag abbildet, kannst du dir die Funktionen ansehen. Dieser Artikel ist allgemeine Information und keine individuelle Steuerberatung.

Was heißt es, auf die Kleinunternehmerregelung zu verzichten?

Die Kleinunternehmerregelung steht in § 6 Abs 1 Z 27 UStG. Sie gilt automatisch, solange dein Umsatz unter der Grenze bleibt. Du schreibst dann keine Umsatzsteuer (USt) auf deine Rechnungen, darfst aber auch keine Vorsteuer abziehen. Vorsteuer ist die Umsatzsteuer, die dir andere Unternehmen auf ihren Rechnungen verrechnen, etwa für deinen Laptop oder deine Software.

Weil die Befreiung ohne Antrag gilt, musst du aktiv werden, wenn du sie nicht willst. Das Fachwort dafür ist Option zur Steuerpflicht: Du entscheidest dich freiwillig für die normale Umsatzsteuerpflicht. So beschreibt es auch das Unternehmensserviceportal (USP) des BMF. Mit dem Verzicht wirst du umsatzsteuerlich behandelt wie ein großes Unternehmen.

Lohnt sich der Verzicht für dich?

Die WKO nennt zwei Fragen, an denen die Entscheidung hängt. Erstens: Verrechnest du hauptsächlich an Privatpersonen oder an Unternehmen? Unternehmen holen sich die USt auf deiner Rechnung als Vorsteuer zurück, für sie ändert sich der Preis also nicht. Zweitens: Hast du hohe Ausgaben mit USt, zum Beispiel für Geräte, Material oder Software? Dann bekommst du nach dem Verzicht einiges zurück.

Ein Rechenbeispiel mit erfundenen Zahlen: Angenommen, du verrechnest bisher 100 € für eine Leistung. Bleibst du nach dem Verzicht bei 100 € brutto, musst du die enthaltene USt abführen und behältst nur 83,33 € netto. Schlägst du 20 % auf, zahlt deine Kundschaft 120 €. Für eine Firma ist das egal, für eine Privatperson ist es eine Preiserhöhung.

Meine klare Einschätzung: Wenn du fast nur an Privatpersonen verkaufst und kaum Ausgaben hast, lohnt sich der Verzicht meist nicht. Du hast dann mehr Aufwand durch UVA und Jahreserklärung und bist fünf Jahre gebunden. Bei vielen Firmenkund:innen oder hohen Investitionen am Anfang sieht das anders aus. Die WKO rät, die Entscheidung möglichst zu Beginn der Tätigkeit zu treffen. Für deinen konkreten Fall lohnt sich ein Gespräch mit einer Steuerberatung.

Musst du verzichten, wenn du die Grenze sowieso überschreitest?

Nein. Überschreitest du die Kleinunternehmergrenze, fällt die Befreiung von selbst weg. Du brauchst dann keine Verzichtserklärung und hast auch keine fünfjährige Bindung. Die Grenze liegt bei 55.000 € Jahresumsatz und darf weder im laufenden noch im vorangegangenen Jahr überschritten sein. Seit 2025 ist das laut WKO eine Bruttogrenze, es wird also keine fiktive USt mehr herausgerechnet.

Es gibt eine Toleranz. Liegst du höchstens 10 % darüber (bis 60.500 €), bleibt die Befreiung bis zum Jahresende bestehen, im Folgejahr gilt sie nicht mehr. Liegst du über 60.500 €, ist schon der Umsatz steuerpflichtig, mit dem du die Grenze überschreitest, und alles danach. Nicht zur Grenze zählen laut USP unter anderem Hilfsgeschäfte wie der Verkauf von Anlagegütern und Reverse-Charge-Bezüge.

Wie verzichtest du Schritt für Schritt?

1. Prüfe deinen Umsatz und deine Kund:innen und entscheide, ab welchem Kalenderjahr du verzichten willst.
2. Hol dir das Formular U 12 vom BMF ("Erklärung gemäß § 6 Abs 3 UStG").
3. Trag deinen Namen, den Ort der Leitung und das Kalenderjahr ein, ab dem du verzichtest. Dann Datum und Unterschrift.
4. Gib die Erklärung schriftlich beim Finanzamt ab. Das Formular ist nicht Pflicht, eine andere schriftliche Form reicht auch.
5. Spätestens möglich ist das bis zur Rechtskraft des Umsatzsteuerbescheids für das betreffende Jahr.
6. Das Finanzamt vergibt dir dann automatisch eine UID-Nummer, deine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer für die EU.
7. Ab dem Stichtag stellst du Rechnungen mit USt aus und stellst deine Buchhaltung um.

Ob sich das U 12 auch elektronisch über FinanzOnline einbringen lässt, frag am besten bei deinem Finanzamt nach.

Ab wann gilt der Verzicht und was passiert mit alten Rechnungen?

Laut WKO wirkt die Erklärung ab dem 1. Jänner des gewählten Jahres. Umsätze, die du davor ausgeführt hast, bleiben steuerfrei. Das gilt auch dann, wenn Rechnung oder Zahlung erst nach dem Stichtag kommen. Entscheidend ist also, wann du die Leistung erbracht hast.

Die WKO bringt dazu ein Beispiel: Leistung im Dezember, Rechnung im Jänner, Zahlung im Februar. Auf der Rechnung steht dann keine USt. Bei Ist-Versteuerung (du versteuerst, wenn das Geld eingeht) taucht der Umsatz aber in der UVA für Februar bzw. das erste Quartal auf, nämlich als steuerfreier Umsatz. Genau diese Übergangsbelege sind die Stelle, an der in der Praxis am meisten durcheinandergeht. Markier sie dir gleich beim Wechsel. Willst du für ein schon laufendes Jahr verzichten, müssen eventuell Rechnungen korrigiert werden. Das solltest du mit deiner Steuerberatung klären.

Was ändert sich auf deinen Rechnungen?

Du weist ab dem Stichtag 20 % USt aus und gibst deine UID-Nummer an. Der Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung fällt weg. Kleinbetragsrechnungen, also vereinfachte Rechnungen mit weniger Pflichtangaben, bleiben bis 400 € inklusive USt möglich.

Eine Warnung, weil das oft passiert: Wer als Kleinunternehmer:in USt auf die Rechnung schreibt, ohne verzichtet zu haben, schuldet diese Steuer trotzdem dem Finanzamt. Das gilt laut USP, solange du die Rechnung nicht berichtigst. Schreib also erst USt drauf, wenn der Verzicht wirkt.

Kannst du Vorsteuer von früher nachholen?

Als regelbesteuerte:r Unternehmer:in ziehst du die Vorsteuer nach § 12 UStG von deiner Zahllast ab. Beim Wechsel kannst du auch für frühere Einkäufe teilweise etwas zurückholen. Laut WKO gilt bei Ware und Material (Umlaufvermögen) die volle Vorsteuer. Bei beweglichen Anlagegütern wird über fünf Jahre gerechnet, bei Gebäuden über 20 Jahre. Du bekommst den Anteil für die noch offenen Jahre. Unter 60 € pro Jahr und Anlagegut unterbleibt die Berichtigung.

Das WKO-Beispiel: Eine Maschine wurde 2022 um 20.000 € netto plus 4.000 € USt gekauft, der Wechsel erfolgt ab 2025. Nachholbar sind zwei Fünftel, also 1.600 €, verteilt auf 800 € in 2025 und 800 € in 2026. Umgekehrt gilt: Wechselst du später zurück in die Befreiung, musst du entsprechende Vorsteuer wieder zurückzahlen.

Welche Meldungen kommen nach dem Verzicht auf dich zu?

Die Umsatzsteuervoranmeldung (UVA) ist die laufende Meldung deiner USt-Zahllast ans Finanzamt. Als Kleinunternehmer:in gibst du sie normalerweise nicht ab. Nach dem Verzicht schon: monatlich ab 100.000 € Vorjahresumsatz, darunter vierteljährlich. Die genauen Fälligkeitstermine findest du auf USP.gv.at. Zusätzlich ist laut USP eine USt-Jahreserklärung einzureichen.

Die Zusammenfassende Meldung (ZM) brauchst du, wenn du Leistungen an Unternehmen im EU-Ausland erbringst. Als Kleinunternehmer:in hast du innergemeinschaftliche Lieferungen dort nicht eingetragen, nach dem Verzicht ändert sich das. Der One-Stop-Shop (OSS) ist die EU-weite Meldestelle für USt auf Verkäufe an Privatpersonen in anderen EU-Ländern. Die Schwelle liegt bei 10.000 € für Versandhandel und elektronische Leistungen EU-weit, die Registrierung läuft über FinanzOnline und braucht eine UID. Was genau für dich als Regelbesteuerte:r gilt, klärst du am besten mit deiner Steuerberatung.

Buchfink baut dir die fertige Datei für FinanzOnline (UVA, ZM, Jahreserklärung). Du prüfst sie, bestätigst und reichst sie mit deinen eigenen Zugangsdaten ein.

Wie lange bist du gebunden und kommst du wieder raus?

Der Verzicht bindet dich mindestens fünf Kalenderjahre: das gewählte Jahr plus vier weitere. Innerhalb dieser Zeit kannst du laut WKO nur zurück, solange der Bescheid für das erste Jahr noch nicht rechtskräftig ist. Danach geht ein Widerruf nur mit Wirkung ab Beginn eines Kalenderjahres, und zwar bis spätestens 31. Jänner dieses Jahres. Versäumst du das, gilt der Verzicht weiter.

Die WKO rechnet es so vor: Verzicht für 2020, Widerruf frühestens ab 2025, Frist bis 31.01.2025. Daraus folgt eine klare Empfehlung. Verzichte nicht wegen eines einzelnen investitionsstarken Jahres, wenn du danach wieder fast nur an Privatkund:innen verkaufst.

Was kostet dich der Wechsel?

Die USt, die du einnimmst, gehört nicht dir. Sie ist ein durchlaufender Posten, den du ans Finanzamt weitergibst. Dazu kommt Zeit für UVA und Jahreserklärung und gegebenenfalls Steuerberatung. Dem steht die Vorsteuer gegenüber, die du bisher nicht abziehen konntest.

Bei der Software ein Beispiel mit unseren Preisen: Buchfink Klein kostet 18 € inkl. USt im Monat, Buchfink Solo mit Umsatzsteuer, UVA und USt-Jahreserklärung 34,80 € inkl. USt. Brutto sind das 16,80 € mehr pro Monat (201,60 € im Jahr). Als Regelbesteuerte:r kannst du die USt auf die Softwarerechnung als Vorsteuer abziehen. Rechnerisch zahlst du dann 29 € statt 18 €, also 11 € mehr pro Monat oder 132 € im Jahr. Im Zweifel bestätigt dir das deine Steuerberatung.

Dein nächster Schritt

Rechne deinen Umsatz für dieses Jahr hoch und schau, wie nah du an 55.000 € bist. Kontrollier auch das Vorjahr. Dann teil deine Kund:innen in Unternehmen und Privatpersonen auf und schreib dir deine geplanten Ausgaben mit USt dazu. Damit siehst du, ob du bleibst, auf die Kleinunternehmerregelung verzichtest oder die Grenze ohnehin überschreitest. Bei Unsicherheit sprich mit einer Steuerberatung. Wenn du umstellst, kannst du Buchfink 60 Tage kostenlos testen, monatlich kündbar. Antworten auf Detailfragen findest du im Hilfe-Center.