Alle Funktionen · Stand 2. September 2026
Jede Funktion. Einfach erklärt –
und im Detail, wenn du magst.
Buchfink ist die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung für österreichische Einzelunternehmen. Hier steht, was jede Funktion tut: erst in einem Satz, dann mit Kontext – und aufklappbar für alle, die es genau wissen wollen.
Wie kommen Belege in die Buchhaltung?
Kurz gesagt: Fotografieren, PDF hineinziehen oder die Rechnungs-Mail weiterleiten – den Rest liest Buchfink aus.
Betrag, Datum, Lieferant, Umsatzsteuer und Kategorie werden automatisch erkannt und dir zur Kontrolle vorgelegt. Lieferanten, die du schon öfter bestätigt hast, bucht der Autopilot ganz allein – mit sichtbarer Begründung und einem Klick zum Rückgängigmachen.
Genauer erklärt
- Die Erkennung läuft mehrstufig: Zuerst prüft ein Regelwerk ohne KI (bekannter Lieferant + eindeutige Felder = sofort fertig, kostenlos). Erst danach liest ein Modell den Beleg, und ein Prüfregelwerk rechnet nach: Netto + USt muss Brutto ergeben, Datum plausibel, UID-Format korrekt.
- Auch Reverse-Charge-Fälle (OpenAI, Google, Meta, AWS …) werden erkannt: Rechnung ohne USt vom ausländischen Anbieter → die App verbucht die übergegangene Steuerschuld samt Vorsteuerabzug korrekt in der UVA (Kennzahlen 057/066).
- Gemischte Steuersätze wie im Gasthaus (Speisen 10 %, Getränke 20 %) werden als getrennte Positionen erfasst.
Wie funktioniert der Bank-Abgleich?
Kurz gesagt: Kontoauszug importieren – jede Bewegung findet ihren Beleg oder bekommt mit einem Klick eine Erklärung.
Buchfink liest CAMT- und CSV-Auszüge (Raiffeisen ELBA, George, Bank Austria u.v.m.), auch von mehreren Konten. Zahlungen werden ihren Belegen zugeordnet, SVS- und Finanzamt-Zahlungen automatisch erkannt, Privates ist mit einem Klick aussortiert. Was übrig bleibt, zeigt die Liste »Geld weg, Beleg fehlt« – denn ohne Beleg gibt es keine Betriebsausgabe.
Genauer erklärt
- Das Matching ist score-basiert: Eine Rechnungsnummer im Verwendungszweck zählt am stärksten, dann Betrag, Name und Datumsnähe. Skonto-Teilzahlungen werden erkannt: Zahlt ein Kunde fristgerecht den geminderten Betrag, matcht die Zahlung trotzdem.
- Die Vollständigkeits-Quote zählt mit, wie viel deiner Bewegungen erklärt ist. Hintergrund: Fehlen Belege, darf das Finanzamt die Grundlagen nach § 184 BAO schätzen – selten zu deinen Gunsten.
- Importierte Bewegungen bleiben gespeichert und überstehen einen Neustart; doppelte Zeilen aus überlappenden Auszügen werden automatisch übersprungen.
Wie entsteht die Umsatzsteuervoranmeldung (UVA)?
Kurz gesagt: Laufend und automatisch – du siehst jederzeit, was du dem Finanzamt schuldest oder zurückbekommst.
Jeder Beleg fließt sofort in die richtigen UVA-Kennzahlen. Vor jeder Meldung laufen neun automatische Prüfungen (fehlende Belege, unplausible Vorsteuer, Entwürfe im Zeitraum …). Die fertige Meldung geht als FinanzOnline-XML per Datei-Upload ans Finanzamt, die Zusammenfassende Meldung (ZM) für EU-Umsätze gleich mit.
Genauer erklärt
- Ist- oder Soll-Besteuerung wird korrekt unterschieden: Bei Ist-Besteuerung zählt das Zahldatum, nicht das Rechnungsdatum – der häufigste Fehler in Excel-Buchhaltungen.
- Kleinunternehmer:innen sehen statt der UVA die Grenzüberwachung: wie viel der Umsatzgrenze schon verbraucht ist, inklusive Warnung vor dem Überschreiten und dem Wechsel in die Regelbesteuerung.
- Reverse Charge, innergemeinschaftliche Erwerbe, OSS und Ausfuhren landen auf den richtigen Kennzahlen (057, 066, 070/072, 021, 011, 017) – ohne dass du eine davon kennen musst.
Was macht der KI-Prüfer vor dem Jahresabschluss?
Kurz gesagt: Ein zweites Paar Augen, bevor die Jahreserklärung ans Finanzamt geht – ohne dass die KI je selbst rechnet.
Zuerst rechnet die App deterministisch nach: Passen die gemeldeten UVAs zur Jahreserklärung? Stimmen Anlagenverzeichnis und Abschreibung? Dann sehen vier KI-Blickwinkel die auffälligen Belege durch – Umsatzsteuer & Ausland, Privat oder Betrieb, Belegformalitäten, Anlagen & Freibeträge. Jeder Befund muss einen automatischen Widerlegungs-Versuch überleben, bevor du ihn zu sehen bekommst.
Genauer erklärt
- Die Kandidaten wählt ein Regelwerk, keine KI: Bewirtung ohne notierten Anlass, Wochenend-Tankstellenbelege, auffällig runde Beträge, fehlende UID bei EU-Umsätzen, mögliche Duplikate – vollständig aufgezählt, nie eine Stichprobe.
- Beträge in den Hinweisen werden gegen die berechneten Werte geprüft; nennt das Modell eine Zahl, die es nicht geben kann, wird der Befund verworfen. Jeder Lauf wird mit Modell und Prompt-Version protokolliert – eine Prüfung, die selbst nicht prüfbar ist, wäre wertlos.
- Monats- und Quartalsmeldungen bekommen bewusst nur die deterministische Vorprüfung; der volle Lauf gehört zum Jahresabschluss.
Was können Rechnungen und Angebote?
Kurz gesagt: Vom Angebot bis zur bezahlten Rechnung – mit Zahlungs-QR-Code, Skonto und auf Wunsch auf Englisch.
Vier Designs mit deiner Akzentfarbe, fortlaufende Nummernkreise, E-Rechnung (ebInterface), Mahnungen und wiederkehrende Rechnungen. Der EPC-QR-Code auf der Rechnung füllt beim Scannen in der Banking-App IBAN, Betrag und Verwendungszweck automatisch aus – Kunden zahlen schneller.
Genauer erklärt
- Skonto greift überall korrekt: Der Rechtstext steht auf der Rechnung, der Bank-Abgleich erkennt den geminderten Zahlbetrag, und bei fristgerechter Zahlung wird der Erlös samt Umsatzsteuer automatisch gekürzt (§ 16 UStG).
- Rechnung und Angebot gibt es je Dokument auf Deutsch oder Englisch – inklusive der USt-Rechtstexte (Reverse Charge, innergemeinschaftliche Lieferung) in beiden Sprachen.
- Jede gestellte Rechnung verbucht sich selbst als Einnahme, je Steuersatz getrennt, damit UVA und Auswertung stimmen.
- Archivfähig: Rechnungen, Angebote und Mahnungen kommen als PDF/A-3b heraus – Schrift eingebettet, Farbprofil und Metadaten drin, damit die Datei in sieben Jahren noch genauso aussieht. Geprüft mit dem veraPDF-Validator (Stand 02.09.2026).
Wie erfasse ich Barumsätze?
Kurz gesagt: Barbeleg in Sekunden – mit fortlaufender Nummer, Kassabuch und Warnung, bevor die Registrierkassenpflicht greift.
Betrag eintippen, buchen, fertig: Der Barbeleg bekommt automatisch eine lückenlose Nummer (Belegerteilungspflicht § 132a BAO). Das Kassabuch führt den Kassastand mit, und ein Live-Balken zeigt, wie nah du der Registrierkassen-Grenze bist.
Genauer erklärt
- Registrierkassenpflicht entsteht erst über 15.000 € Jahresumsatz UND 7.500 € Barumsatz (§ 131b BAO). Buchfink warnt rechtzeitig – und ist bewusst KEINE Registrierkasse: Wer die Grenze reißt, braucht eine zertifizierte Kasse.
- Dafür gibt es den DEP-Import: Der Datenerfassungsprotokoll-Export deiner zertifizierten Kasse wird als Tagessummen je Steuersatz verbucht, Trainingsbelege werden automatisch aussortiert, nichts landet doppelt.
- Für Umsätze im Freien gilt die »Kalte-Hände«-Vereinfachung – die Grenze liegt bei 45.000 €; digitale Belege sind betragsunabhängig zulässig.
Weiß ich, was an Steuern auf mich zukommt?
Kurz gesagt: Ja – Einkommensteuer und SVS werden laufend hochgerechnet, samt Empfehlung, wie viel du zurücklegen solltest.
Aus deinem bisherigen Jahresverlauf rechnet Buchfink Gewinn, Einkommensteuer und SVS-Nachzahlung hoch und füllt drei Rücklagen-Töpfe: Umsatzsteuer, SVS, Einkommensteuer. Der Jahres-Check zeigt vor dem 31.12., welche Gestaltungspunkte noch offen sind – etwa der investitionsbedingte Gewinnfreibetrag oder der Investitionsfreibetrag.
Genauer erklärt
- Auch Gehalt oder Pension neben dem Betrieb fließen ein – die Progression wird auf das Gesamteinkommen gerechnet, sonst wäre die Rücklage systematisch zu klein.
- Alle Sätze und Grenzen (Tarifstufen, SVS-Werte, Freibeträge) liegen in einer einzigen, quellenkommentierten Wertedatei je Jahr – Gesetzesänderungen werden genau an einer Stelle nachgezogen.
- Ein Anschaffungs-Simulator zeigt vor einem Kauf, was er nach Steuern wirklich kostet.
Verpasse ich keine Frist mehr?
Kurz gesagt: UVA, ZM, Vorauszahlungen, Jahreserklärungen – der Fristen-Radar erinnert rechtzeitig und hakt Erledigtes selbst ab.
Jede Frist kennt ihr Datum und ihren Betrag. Auf Wunsch erinnert Buchfink zusätzlich per E-Mail (14 und 3 Tage vorher). Übermittelte Meldungen werden automatisch als erledigt erkannt – kein händisches Abhaken.
Genauer erklärt
- Neben Terminen gibt es Wächter ohne Datum: die Kleinunternehmergrenze, die Registrierkassen-Grenzen und der saisonale Jahres-Check ab November.
- Hinweise sind abschaltbar (»nicht relevant«) und kommen dann nicht wieder – ein Radar, der nervt, wird ignoriert und schützt niemanden.
Kann mein KI-Assistent mit Buchfink arbeiten?
Kurz gesagt: Ja – Claude, ChatGPT & Co. verbinden sich per Schlüssel, dürfen aber nur lesen und vorerfassen, nie ändern.
Über die MCP-Schnittstelle kann dein Assistent Belege vorerfassen (»leg die Tankrechnung von gestern an«) und Auswertungen abfragen (»wie war mein Q2?«). Ändern oder löschen kann er grundsätzlich nichts, und jede Zahl in seinen Antworten stammt aus der Buchfink-Engine.
Genauer erklärt
- Jede Anfrage läuft unter deiner Nutzer-Identität mit denselben Datenbank-Schutzregeln wie die App selbst – es gibt keinen Generalschlüssel.
- Belegtexte werden vor der Übergabe an Modelle neutralisiert (Schutz vor Prompt-Injection), und Verbindungsschlüssel sind jederzeit widerrufbar.
Wie kommt alles zu meiner Steuerberatung?
Kurz gesagt: Als BMD-Buchungsstapel mit allen Original-Belegen – auf Wunsch automatisch nach jedem Monats- oder Quartalsende.
Statt Belegschachtel bekommt deine Kanzlei einen importfertigen Buchungsstapel: EKR-Konten vorbelegt, USt gesetzt, Zahldatum an jeder Buchung, dazu das ZIP aller Original-Dokumente. Alternativ DATEV oder CSV – und ein vollständiges Backup gehört dir jederzeit.
Genauer erklärt
- Der automatische Versand folgt deinem UVA-Rhythmus: nach Monats- bzw. Quartalsende landet der Export im Kanzlei-Postfach, inklusive Stand des Bank-Abgleichs.
- Kein Lock-in ist ein Feature: Alles, was du in Buchfink erfasst, nimmst du in Standardformaten wieder mit.
Was wir bewusst nicht bauen.
Damit du es vor dem Abo weißt, nicht danach. Jede Zeile mit dem Grund.
- Lohnverrechnung
- Buchfink ist für Ein-Personen-Unternehmen gebaut. Sobald du Mitarbeiter:innen anstellst, gehört die Lohnverrechnung in Profihände – wir tun nicht so, als wäre sie ein Nebenmodul.
- Doppelte Buchhaltung und Bilanz
- Einnahmen-Ausgaben-Rechnung, konsequent. Wer bilanzieren muss, braucht ein anderes Werkzeug; ein halbes Hauptbuch hilft niemandem.
- Warenlager
- Kein Lagerstand, keine Inventur. Produkte gibt es als Preisliste für Angebote und Rechnungen, nicht als Bestand.
- Login-Roboter für Lieferantenportale
- Wir speichern keine fremden Passwörter und umgehen keine Zwei-Faktor-Anmeldung. Stattdessen stellst du die Rechnungs-Mail des Anbieters einmal auf deine Beleg-Adresse um – dann kommen Belege von selbst.
- Bankzugriff mit deinen Online-Banking-Daten
- Den Auszug lädst du selbst hoch (CSV oder CAMT). Deine Banking-Zugangsdaten bleiben bei dir.
- Vertretung vor dem Finanzamt
- Übermittlungen laufen mit deinen eigenen FinanzOnline-Zugangsdaten, nach Prüfung und deiner Bestätigung. Buchfink handelt nicht in deinem Namen (WTBG).
- Steuerberatung
- Buchfink rechnet, erklärt und erinnert. Ob eine Gestaltung für dich richtig ist, entscheidet im Zweifel eine Steuerberatung – dafür gibt es den Kanzlei-Export.
- Erfundene Zahlen
- Kein Betrag kommt aus einem Sprachmodell. Die Engine rechnet, das Modell liest Belege und formuliert – jede Antwort mit Zahlen wird gegen die gerechneten Werte geprüft.
- KI-generierte Bilder
- Für Beiträge und Anzeigen nimmst du eigene Fotos, dein Logo oder ein Marken-Motiv. Ein generiertes Bild von einem Betrieb, den es so nicht gibt, ist Werbung mit Täuschung.