Häufige Fragen
Häufige Fragen zur Buchhaltung als EPU.
Von »Brauche ich Steuerwissen?« bis »Wo liegt die Kleinunternehmergrenze?« – hier stehen die Fragen, die Ein-Personen-Unternehmen wirklich stellen, jede in zwei bis drei Sätzen beantwortet. Ohne Fachchinesisch, mit den Zahlen, die für Österreich gelten.
Stand: August 2026 39 Fragen in 7 Bereichen
Buchfink kennenlernen
Was die App macht, für wen sie gebaut ist und was sie bewusst nicht ist.
Brauche ich Steuerwissen?
Nein. Buchfink schlägt USt-Behandlung und Kategorie vor, erklärt jeden Schritt in einfacher Sprache und hält UVA sowie Fristen im Blick. Die finale Kontrolle liegt bei dir bzw. deiner Steuerberatung.
Was macht Buchfink eigentlich?
Buchfink ist die Buchhaltung für österreichische Ein-Personen-Unternehmen mit Einnahmen-Ausgaben-Rechnung. Du fotografierst deine Belege oder leitest die Rechnungs-Mail weiter, Buchfink liest sie aus, gleicht sie mit deinem Bankkonto ab, berechnet laufend Umsatzsteuer und Steuer-Rücklage – und übergibt am Periodenende einen fertigen Buchungsstapel samt Belegen an deine Steuerberatung.
Für wen ist Buchfink gedacht – und für wen nicht?
Gebaut für Einzelunternehmen und Kleinstunternehmen in Österreich, die eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung machen: Selbstständige, Kreative, Handwerk, Beratung, Nebenerwerb, mit oder ohne Kleinunternehmerregelung. Nicht gebaut ist Buchfink für doppelte Buchführung mit Bilanz und für die Lohnverrechnung von Angestellten.
Kann ich Buchfink ausprobieren, ohne mich anzumelden?
Ja. Die App startet sofort im Browser, deine Daten bleiben dann ausschließlich auf diesem Gerät. Ein kostenloses Konto brauchst du erst, wenn du auf Laptop und Handy arbeiten oder deine Daten gesichert wissen willst – die lokalen Daten werden beim ersten Anmelden übernommen.
Wie lange dauert die Einrichtung?
Ein paar Minuten. Du trägst Firmenname und Adresse ein und beantwortest eine Frage zu deinem ungefähren Jahresumsatz; daraus stellt Buchfink Umsatzsteuer-Pflicht und Melderhythmus selbst ein. Danach kannst du den ersten Beleg fotografieren.
Ersetzt Buchfink meine Steuerberatung?
Nein – und das darf sie auch nicht: Beratung und Vertretung in Steuersachen sind in Österreich Steuerberater:innen vorbehalten (WTBG). Buchfink rechnet nach festen gesetzlichen Regeln, erklärt allgemein und bereitet Meldungen vor, die du selbst prüfst und über dein eigenes FinanzOnline-Konto einreichst. Viele EPU nutzen beides: Buchfink für den Alltag, die Kanzlei für Jahresabschluss und Sonderfälle.
Belege, Bank und Rechnungen
Der tägliche Ablauf: rein, abgleichen, raus.
Wie kommen meine Belege in die Buchhaltung?
Auf vier Wegen: Foto vom Kassenbon, PDF hineinziehen (auch stapelweise), die Rechnungs-Mail an deine persönliche Import-Adresse weiterleiten – oder dein Postfach verbinden (Gmail oder Outlook), dann holt Buchfink Rechnungen mit Anhang selbst. Betrag, Datum, Lieferant, Umsatzsteuer und Kategorie werden ausgelesen; du kontrollierst und speicherst.
Funktioniert das mit meiner Bank?
Ja – CSV-Exporte aus Raiffeisen ELBA, George, Bank Austria & Co. werden automatisch erkannt, auch mehrere Konten und Kreditkarten gleichzeitig. SVS- und Finanzamt-Zahlungen ordnet Buchfink selbst zu.
Was passiert, wenn die Erkennung etwas falsch liest?
Du siehst jeden Beleg vor dem Verbuchen und kannst jedes Feld ändern – nichts wird still übernommen. Zusätzlich rechnet ein Regelwerk nach (Netto + USt muss Brutto ergeben, Datum plausibel, UID-Format korrekt). Automatisch verbucht wird nur, was du beim selben Lieferanten schon zweimal gleich gebucht hast und wo die Erkennung mindestens 90 % sicher ist; jede solche Buchung ist gekennzeichnet und mit einem Klick rückgängig zu machen.
Woher weiß ich, ob mir ein Beleg fehlt?
Aus der Bank. Jede Kontobewegung ohne passenden Beleg landet in der Liste »Geld weg, Beleg fehlt« – mit Direktlink zum Rechnungsportal des Anbieters. Ohne Beleg gibt es keine Betriebsausgabe und keinen Vorsteuerabzug, deshalb wird die Lücke sofort sichtbar statt erst beim Jahresabschluss.
Muss ich Papierbelege trotzdem aufheben?
Aufbewahren musst du sie sieben Jahre (§ 132 BAO) – das hebt kein Programm auf. Digital gescannt aufzubewahren ist zulässig, solange die Wiedergabe vollständig, geordnet und inhaltsgleich möglich bleibt; danach darf der Papierbeleg weg. Buchfink hängt das Belegbild an jede Buchung und liefert im Export alle Original-Dokumente als ZIP.
Kann ich mit Buchfink auch Rechnungen schreiben?
Ja: Angebote und Rechnungen mit fortlaufender Nummer, sechs Designs, Zahlungs-QR-Code zum Abscannen, Skonto, Deutsch oder Englisch, E-Rechnung (ebInterface), Mahnungen und wiederkehrende Rechnungen. Eine bezahlte Rechnung wird automatisch zur Einnahme – doppelt eintragen musst du nichts.
Was ist mit Fahrten, Diäten und größeren Anschaffungen?
Kilometergeld und Taggeld rechnet Buchfink aus deinen Angaben und legt den Eigenbeleg selbst an – für diese Ausgaben gibt es ja keinen fremden Beleg. Anschaffungen über der Grenze für geringwertige Wirtschaftsgüter (1.000 €) wandern ins Anlagenverzeichnis mit Abschreibung, Halbjahresregel und PKW-Angemessenheitsgrenze.
Steuern und Finanzamt
Kleinunternehmergrenze, UVA, FinanzOnline, Reverse Charge, Rücklage.
Was ist mit Kleinunternehmern?
Voll unterstützt: keine USt auf Rechnungen, Überwachung der Umsatzgrenze und trotzdem quartalsweise ein Stand an die Kanzlei, damit ein Überschreiten früh auffällt.
Wo liegt die Kleinunternehmergrenze – und was passiert, wenn ich sie überschreite?
Seit 2025 liegt sie bei 55.000 € Umsatz brutto im Jahr (§ 6 Abs 1 Z 27 UStG). Überschreitest du sie um höchstens 10 % – also bis 60.500 € –, bleibt die Befreiung bis Jahresende bestehen und ab dem Folgejahr giltst du als regelbesteuert; darüber wird bereits der übersteigende Umsatz steuerpflichtig. Buchfink überwacht die Grenze laufend und warnt in Stufen, bevor es knapp wird.
Wie oft muss ich eine Umsatzsteuer-Voranmeldung abgeben?
Als Kleinunternehmer:in in der Regel gar nicht. Sonst entscheidet der Vorjahresumsatz: bis 100.000 € quartalsweise, darüber monatlich – Frist ist jeweils der 15. des zweitfolgenden Monats. Den Rhythmus stellt Buchfink aus deinem Umsatz selbst ein, der Fristen-Radar erinnert rechtzeitig und auf Wunsch per E-Mail.
Kann ich direkt an FinanzOnline übermitteln?
Ja, über deinen eigenen FinanzOnline-Zugang: Du legst einmalig einen Webservice-Benutzer an und trägst ihn in den Einstellungen ein. Vor jedem Versand läuft eine deterministische Vorprüfung über die Meldung, du bestätigst die Werte und sendest. Ohne Webservice-Zugang lädst du dieselbe Meldung als XML-Datei herunter und spielst sie im Portal ein.
Ich zahle OpenAI, Google oder AWS – was hat es mit Reverse Charge auf sich?
Bei Leistungen ausländischer Anbieter geht die Steuerschuld auf dich über: Du schuldest die österreichische Umsatzsteuer selbst und meldest sie in der UVA – als Kleinunternehmer:in sogar ohne Vorsteuerabzug. Buchfink erkennt solche Rechnungen, verbucht beide Seiten in den richtigen Kennzahlen und sagt dir, wenn dadurch doch eine UVA fällig wird.
Ich verrechne an Firmen im EU-Ausland – brauche ich eine Zusammenfassende Meldung?
Ja, für innergemeinschaftliche Leistungen an Unternehmen mit gültiger UID. Buchfink erstellt die ZM aus deinen Rechnungen und erinnert an ihre Frist – die liegt früher als die UVA, nämlich am Ende des Folgemonats.
Woher weiß ich, wie viel Steuer ich zurücklegen muss?
Buchfink rechnet Einkommensteuer und SVS-Beiträge laufend aus deinem bisherigen Gewinn hoch und zeigt als Rücklage, welcher Teil deines Kontostands nicht dir gehört. Das ist eine Prognose und kein Bescheid – aber sie verhindert die Überraschung im Frühjahr.
Brauche ich eine Registrierkasse?
Erst wenn BEIDE Grenzen überschritten sind: mehr als 15.000 € Jahresumsatz UND mehr als 7.500 € davon in bar (Bankomat- und Kreditkartenzahlungen vor Ort zählen mit). Buchfink führt ein Kassabuch mit fortlaufend nummerierten Barbelegen, meldet sich rechtzeitig vor den Grenzen und kann das Datenerfassungsprotokoll einer bestehenden Kasse einlesen.
Was ist mit der Jahreserklärung?
Aus deinen Buchungen entsteht die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung samt E1a-Beilage. Davor prüfen erst deterministische Abgleiche (UVA gegen Jahressumme, Anlagen gegen Abschreibung) und dann ein KI-Prüfer mit vier festen Blickwinkeln, dessen Befunde einen automatischen Widerlegungs-Versuch überstehen müssen. Eingereicht wird von dir oder deiner Steuerberatung.
Künstliche Intelligenz und Verlässlichkeit
Was das Modell darf und was ausschließlich die Rechen-Engine macht.
Rechnet hier eine KI meine Steuern?
Nein – und das ist Absicht. Jede Zahl kommt aus deterministischen Regeln mit belegten Quellen (Steuersätze, Grenzen, Fristen). Die KI liest Belege aus und formuliert Hinweise; nennt sie dabei einen Betrag, der nicht aus der Berechnung stammt, wird ihre Antwort verworfen und nur die gerechnete Tabelle gezeigt.
Werden meine Belege zum Training von KI-Modellen verwendet?
Nein. Für die Erkennung wird ein Beleg an das Modell geschickt und dort verarbeitet, aber nicht zum Training fremder Modelle freigegeben und nicht dauerhaft bei Dritten gespeichert.
Was macht Buchfink, wenn es etwas nicht sicher weiß?
Es sagt es. Wo eine Prüfung nicht möglich ist, steht »nicht prüfbar« statt einer stillen Annahme, und wo eine Einordnung an Bedingungen hängt – etwa bei der Pauschalierung – gibt es neben »ja« und »nein« auch »unklar«. Ein Fehlalarm zerstört bei Laien mehr Vertrauen, als zehn richtige Funde nutzen.
Kann ich nachvollziehen, wie eine Zahl zustande kommt?
Ja. Die UVA-Kennzahlen lassen sich bis auf die einzelnen Belege aufklappen, jeder jahresabhängige Wert (Grenzen, Sätze, Fristen) steht an genau einer Stelle im Code mit Quellenangabe, und der Assistent nennt zu jeder Antwort, woher die Zahl stammt.
Daten und Sicherheit
Wo deine Buchhaltung liegt, wer sie sieht und wie du sie wieder herausbekommst.
Was passiert mit meinen Daten?
EU-Hosting, jederzeit vollständiger Export (BMD, DATEV, CSV, Backup) – kein Lock-in. Belege werden zur Erkennung analysiert, nicht dauerhaft bei Dritten gespeichert.
Wer kann meine Buchhaltung sehen?
Nur du. Jedes Konto sieht ausschließlich seine eigenen Daten; das ist nicht bloß eine Frage der Oberfläche, sondern in der Datenbank abgesichert. Übertragen wird verschlüsselt, gehostet wird in der EU (Frankfurt).
Was passiert mit meinen Daten, wenn ich kündige?
Du nimmst alles mit: BMD-Buchungsstapel, DATEV, CSV, ein vollständiges Backup und deine Original-Belege als ZIP – jederzeit und ohne Nachfrage. Deshalb ist der Export in jedem Tarif enthalten und nicht hinter einer Zusatzgebühr.
Kann ich am Handy arbeiten?
Ja. Buchfink läuft im Browser, auch am Telefon – der häufigste Weg ist das Foto vom Kassenbon direkt nach dem Einkauf. Eine eigene App aus dem Store brauchst du dafür nicht.
Umstieg und Steuerberatung
Wechsel aus einem anderen Programm und die Übergabe an die Kanzlei.
Ich nutze schon sevDesk oder FreeFinance – kann ich wechseln?
Ja. Deine bisherigen Eingangsrechnungen kommen als CSV-Liste herein (Spalten wie Datum, Betrag, Lieferant), Belege lassen sich per Foto, PDF-Stapel oder E-Mail-Weiterleitung nachziehen. Es gibt keine Mindestlaufzeit, du kannst also parallel testen und erst dann wechseln.
Wie kommt meine Buchhaltung zur Steuerberatung?
Als BMD-Buchungsstapel (alternativ DATEV oder Excel) mit wählbarem Zeitraum – auf Wunsch automatisch nach jedem Monats- oder Quartalsende per E-Mail, inklusive ZIP mit allen Original-Belegen.
Meine Kanzlei arbeitet mit BMD oder RZL – passt das?
Ja. Der Buchungsstapel kommt im BMD-Format mit vorbelegten Konten des Einheitskontenrahmens (EKR), wie ihn österreichische Kanzleien einlesen; DATEV und CSV liegen einen Klick daneben. Deutsche Programme buchen dagegen auf SKR03/SKR04 – kommt der Export im falschen Kontenrahmen an, erfasst die Kanzlei nach und verrechnet die Zeit.
Kann ich mitten im Jahr umsteigen?
Ja. Die bisherigen Buchungen des Jahres kommen als CSV herein, fehlende Belege holst du per Foto oder über die Nachsuche im verbundenen Postfach – die reicht bis zum 1. Jänner des laufenden Jahres zurück. Für die Umsatzsteuer zählt ohnehin der jeweilige Meldezeitraum, nicht der Zeitpunkt deines Umstiegs.
Preis und Vertrag
Was es kostet, was drin ist und wie du wieder herauskommst.
Was kostet Buchfink?
Das hängt daran, ob du Umsatzsteuer verrechnest. Als Kleinunternehmer:in zahlst du 18 € im Monat inklusive Umsatzsteuer (15 € netto) oder 180 € im Jahr inklusive Umsatzsteuer (150 € netto). Mit Umsatzsteuer zahlst du 29 € netto im Monat (34,80 € brutto) oder 290 € netto im Jahr – bei Jahreszahlung sind jeweils zwei Monate geschenkt. Davor testest du 30 Tage kostenlos, ohne ein Zahlungsmittel zu hinterlegen.
Bindet mich ein Vertrag?
Nein. Monatlich kündbar, keine automatische Verlängerung um ein oder zwei Jahre, keine Freischaltgebühr für einzelne Funktionen. Und wenn du gehst, nimmst du alles mit: BMD, DATEV, CSV und ein vollständiges Backup.
Was passiert nach der Testphase?
Nichts, was du nicht selbst auslöst. Ohne hinterlegtes Zahlungsmittel endet der Test von allein – niemand rutscht unbemerkt in ein bezahltes Abo. Deine Daten bleiben dir, exportieren kannst du sie in jedem Fall.
Was ist der Unterschied zwischen den beiden Tarifen?
Genau die Umsatzsteuer: Umsatzsteuer-Voranmeldung, Zusammenfassende Meldung und die Abgabe an FinanzOnline gibt es im Tarif »Buchfink Solo«. Wer Kleinunternehmer:in ist, verrechnet keine Umsatzsteuer und braucht das alles nicht. Alles Übrige – Belegerkennung, Bank-Abgleich, Rechnungen und Angebote, Anlagen, Kassabuch, Fristen-Radar, Kanzlei-Übergabe und Export – ist in beiden Tarifen vollständig enthalten. Keine Staffelung nach Belegzahl, keine Freischaltgebühr.
Was passiert, wenn ich die Kleinunternehmergrenze überschreite?
Buchfink beobachtet deinen Umsatz laufend und sagt dir Bescheid, BEVOR die Grenze erreicht ist – diese Warnung gehört zu beiden Tarifen und steht nie hinter einer Bezahlschranke. Ab dem Übertritt brauchst du die Umsatzsteuer-Funktionen; der Wechsel auf »Buchfink Solo« passiert erst, wenn du ihn bestätigst.
Selbstberechnung, keine Steuerberatung. Diese App berechnet nach festen gesetzlichen Regeln, erklärt allgemein und bereitet deine Meldungen vor. Geprüft und eingereicht wird ausschließlich von dir, über dein eigenes FinanzOnline-Konto. Sie erbringt keine Beratung oder Vertretung im Sinne des WTBG und ersetzt keine individuelle Steuerberatung.
Quellen: USP: Umsatzsteuer · USP: Einkommensteuer
Sonderfälle (z.B. Auslandssachverhalte, Umgründungen, Liebhaberei) bitte mit Steuerberater:in klären – Verzeichnis der KSW. Alle Angaben ohne Gewähr.
Am schnellsten beantwortet sich das beim Ausprobieren.
Ohne Konto sofort loslegen – oder ein kostenloses Konto anlegen, damit deine Daten gesichert sind und auf allen Geräten stehen.