Einkommensteuer Vorauszahlung: Termine und Herabsetzung

Die Einkommensteuer-Vorauszahlung ist ein Vorschuss auf deine Jahressteuer. Du zahlst ihn in vier Teilbeträgen am 15. Februar, 15. Mai, 15. August und 15. November. Das Finanzamt berechnet ihn aus deiner letzten Steuerveranlagung (§ 45 EStG). Verdienst du heuer deutlich weniger, kannst du bis spätestens 30. September mit Begründung beantragen, dass die Vorauszahlung herabgesetzt wird.

Vielleicht kennst du das: Das Finanzamt schickt dir einen Zahlschein, obwohl du für dieses Jahr noch gar keine Steuererklärung gemacht hast. Dahinter steckt genau diese Vorauszahlung. Dieser Artikel erklärt dir, wie sie entsteht, wie du den Betrag prüfst und wann ein Antrag auf Herabsetzung sinnvoll ist. Welche Zahlen du dafür aus deiner Buchhaltung brauchst, kannst du dir unter Funktionen ansehen anschauen. Wichtig vorab: Das hier ist allgemeine Information und keine individuelle Steuerberatung.

Was ist die Einkommensteuer-Vorauszahlung?

Im Klartext: Du zahlst die Einkommensteuer für das laufende Jahr nicht erst nach der Steuererklärung, sondern schon während des Jahres in Raten. Angestellte kennen das nicht, weil der Arbeitgeber die Lohnsteuer jeden Monat abzieht. Als Selbständige:r übernimmst du diesen Teil selbst. Bei reinen Lohnsteuerpflichtigen setzt das Finanzamt eine Vorauszahlung nur in bestimmten Fällen fest (§ 45 Abs 1 mit Verweis auf § 41 Abs 1 Z 1 und 2 EStG).

Wenn später deine Jahreserklärung bearbeitet wird (das nennt man Veranlagung), rechnet das Finanzamt die bezahlten Vorauszahlungen auf die endgültige Steuer an. Hast du zu viel gezahlt, bekommst du eine Gutschrift. Hast du zu wenig gezahlt, zahlst du nach. Die Vorauszahlung ist also kein zusätzlicher Steuerbetrag, sondern nur ein früherer Zahlungszeitpunkt.

Halte sie gedanklich getrennt von zwei anderen Zahlungen. Die UVA-Zahllast ist die Umsatzsteuer, die du mit der Umsatzsteuervoranmeldung (UVA) ans Finanzamt abführst. Die SVS-Beiträge gehen an die Sozialversicherung der Selbständigen. Beides hat mit der Einkommensteuer-Vorauszahlung nichts zu tun, auch wenn alle drei Beträge im Laufe des Jahres von deinem Konto abgehen.

Wann musst du die Vorauszahlung zahlen?

Es gibt vier Termine, an denen du jeweils ein Viertel des Jahresbetrags zahlst: 15. Februar, 15. Mai, 15. August und 15. November (§ 45 Abs 2 EStG). Laut Unternehmensserviceportal (USP) erinnert dich das Finanzamt etwa einen Monat vor Fälligkeit. Du kannst auch ein SEPA-Lastschriftverfahren einrichten, dann wird der Betrag automatisch eingezogen.

Die Höhe wird mit Bescheid festgesetzt, laut WKO üblicherweise gleichzeitig mit dem Einkommensteuerbescheid. Ändert sich der Betrag während des Jahres, bleiben bereits fällige Teilbeträge so, wie sie waren. Der Unterschied wird beim nächsten Termin ausgeglichen (das heißt Ausgleichsviertel). Kommt ein Bescheid, der die Vorauszahlung erhöht oder erstmals festsetzt, erst nach dem 15. Oktober, musst du den Unterschiedsbetrag innerhalb eines Monats zahlen (§ 45 Abs 3 EStG).

Wie hoch ist meine Einkommensteuer-Vorauszahlung?

Grundlage ist die Einkommensteuer deines letzten veranlagten Jahres (§ 45 Abs 1 EStG). Darauf rechnet das Finanzamt einen Zuschlag auf. Wirkt die Vorauszahlung erstmals für das Jahr direkt nach dem Veranlagungsjahr, sind es 4 %. Für jedes weitere Jahr kommen 5 % dazu. Die WKO erklärt das sinngemäß so: Der Gesetzgeber unterstellt, dass deine Ergebnisse steigen.

Der Betrag wird auf volle Euro abgerundet. Liegt der Jahresbetrag bei höchstens 300 €, setzt das Finanzamt die Vorauszahlung mit null fest. Im ersten Geschäftsjahr gibt es noch keine Veranlagung, dann dient laut USP eine Gewinnschätzung als Basis.

Vereinfachte Beispielrechnung (eigene Illustration mit erfundenen Zahlen): Angenommen, deine Einkommensteuer im zuletzt veranlagten Jahr betrug 4.000 €. Wirkt die Vorauszahlung für das Folgejahr, rechnet das Finanzamt 4.000 € plus 4 %, also 4.160 € im Jahr. Das sind 1.040 € pro Termin. Wirkt dieselbe Basis erst für das übernächste Jahr, kommen nach unserer Lesart des Gesetzes weitere 5 % dazu, also 4.360 € im Jahr. Dein echter Bescheid kann wegen Anrechnungsbeträgen nach § 46 EStG abweichen. Verlass dich deshalb auf das, was dort steht: Der Bescheid nennt den Jahresbetrag und die Aufteilung auf die vier Termine.

Darfst du die Vorauszahlung senken, und wann lohnt sich das?

Ja. Wenn deine Einkommensteuer heuer voraussichtlich niedriger ausfällt, kann das Finanzamt die Vorauszahlung an die erwartete Steuer anpassen (§ 45 Abs 4 EStG). Das USP nennt den begründeten Antrag ausdrücklich. Typische Gründe laut WKO sind ein schlechteres Jahresergebnis, sinkende Umsätze oder Forderungsausfälle, also Rechnungen, die deine Kund:innen nicht mehr bezahlen.

Ob sich der Antrag lohnt, hängt vor allem davon ab, wie sicher dein Einbruch ist. Schätzt du zu optimistisch, holt dich die Differenz bei der Veranlagung als Nachzahlung ein, eventuell mit Anspruchszinsen. Der zweite Punkt ist die Größe des Unterschieds. Liegt deine Schätzung nur knapp unter der Vorschreibung, ist der Aufwand für Antrag und Nachweise kaum gerechtfertigt. Ist der Unterschied deutlich und gut belegbar, ist der Antrag meine klare Empfehlung, weil du sonst über Monate Geld vorstreckst, das dir in der Liquidität fehlt.

Umgekehrt gilt: Steigt dein Gewinn, ist die Vorauszahlung zu niedrig. Dann kommt die Nachzahlung später, und du solltest Geld zurücklegen oder freiwillig anzahlen.

Wie stellst du den Herabsetzungsantrag?

1. Gewinn schätzen: Rechne deinen bisherigen Gewinn hoch und schätze die restlichen Monate realistisch ein (so empfiehlt es die WKO).
2. Vergleichen: Stell die daraus erwartete Steuer der vorgeschriebenen Vorauszahlung gegenüber.
3. Begründen und belegen: Die WKO nennt als Nachweise eine Umsatzaufstellung, eine Bestätigung über Forderungsausfälle oder eine Zwischenbilanz.
4. Antrag formulieren: Der Antrag ist formlos möglich. Die WKO bietet ein Muster für den Antrag an.
5. Einreichen: In FinanzOnline findest du ihn laut WKO unter "Weitere Services", dann "Zahlungsoptionen", dann "Vorauszahlung".
6. Frist einhalten: Nur ein Antrag, der bis 30. September gestellt ist, wirkt noch für das laufende Jahr (§ 45 Abs 3 EStG). Danach darf das Finanzamt für dieses Jahr grundsätzlich keine Änderungsbescheide mehr erlassen.

Bist du zu spät dran, bleibt dir laut WKO für die Rate vom 15. November nur ein Stundungs- oder Ratenansuchen. Eine Ausnahme gilt bei Katastrophenschäden wie Hochwasser, Erdrutsch, Vermurung oder Lawinen: Dann geht der Antrag bis 31. Oktober (§ 45 Abs 5 EStG). Gegen den Vorauszahlungsbescheid selbst kannst du laut USP auch Beschwerde einlegen.

Praktisch heißt das: Mach deine Steuerschätzung spätestens im Spätsommer. Dann bleibt Zeit, den Antrag sauber vorzubereiten. Nach dem 30. September hilft dir die Schätzung immer noch bei der Rücklage und bei der Frage, ob du freiwillig anzahlen solltest.

Was passiert, wenn du zu wenig vorauszahlst?

Ist die Vorauszahlung zu niedrig, wird die Nachzahlung ab 1. Oktober des Folgejahres verzinst. Das sind die Anspruchszinsen nach § 205 BAO (USP). Der Zinssatz liegt 2 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz. Weil sich der Basiszinssatz ändern kann, nenne ich hier keinen Fixwert. Den aktuellen Stand findest du etwa bei BDO oder beim BMF. Zinsen unter 50 € werden nicht festgesetzt.

Laut BDO spielt es keine Rolle, ob dich ein Verschulden trifft oder das Finanzamt lange für die Bearbeitung braucht. Anspruchszinsen sind steuerlich nicht absetzbar. Vermeiden kannst du sie mit einer freiwilligen Anzahlung in Höhe der erwarteten Nachzahlung, laut BDO bis 30. September. Bei zu hohen Vorauszahlungen gibt es umgekehrt Gutschriftszinsen, allerdings nur für Vorauszahlungen aufgrund eines Bescheids und nicht für freiwillige Anzahlungen.

Hängt die Vorauszahlung mit SVS und Kleinunternehmergrenze zusammen?

Für die SVS-Beiträge gibt es laut WKO eine vergleichbare Möglichkeit der Herabsetzung. Das ist aber ein eigener Antrag bei der SVS. Eine niedrigere Einkommensteuer-Vorauszahlung senkt deine SVS-Beiträge nicht automatisch. Prüfe beide Vorschreibungen deshalb getrennt.

Überschreitest du die Kleinunternehmergrenze, wirst du bei der Umsatzsteuer regelbesteuert. Das ändert deine Pflichten rund um UVA und Umsatzsteuer. Die Einkommensteuer-Vorauszahlung richtet sich dagegen nach deinem Gewinn und deiner letzten Veranlagung, nicht nach deinem Umsatzsteuer-Status. Ob sich in deinem konkreten Fall indirekt etwas verschiebt, hängt von deiner Gewinnentwicklung ab.

Wie hilft dir Buchfink dabei?

Für einen Herabsetzungsantrag brauchst du eine belastbare Schätzung. Die bekommst du nur aus einer aktuellen Buchhaltung, in der jede Bankbewegung erklärt ist. Buchfink sagt dir vor dem Jahresende, was du an Einkommensteuer und SVS zahlen wirst (Steuerschätzung, Rücklagen). Am meisten bringt dir diese Zahl, wenn du sie vor der Frist am 30. September ansiehst. Den Antrag selbst stellst du beim Finanzamt, Buchfink stellt ihn nicht für dich. Bei Unsicherheit ist deine Steuerberatung die richtige Anlaufstelle. Antworten auf Bedienungsfragen findest du im Hilfe-Center.

Dein nächster Schritt

Nimm deinen letzten Einkommensteuerbescheid zur Hand und schau nach, wie hoch deine Einkommensteuer-Vorauszahlung ist und welche Termine gelten. Vergleiche den Betrag mit deiner aktuellen Steuerschätzung. Ist die Schätzung deutlich niedriger, plane den Herabsetzungsantrag bis 30. September ein. Ist sie höher, leg Geld zurück oder überleg eine freiwillige Anzahlung. Wenn du dafür eine laufend aktuelle Zahl haben willst, kannst du Buchfink 60 Tage kostenlos testen. Die Tarife findest du unter Preise.