OSS-Verfahren: Wann anmelden, Kosten und Ablauf erklärt

Das OSS-Verfahren (One-Stop-Shop) ist ein Weg, die Umsatzsteuer für Verkäufe an Privatpersonen in anderen EU-Ländern zentral über FinanzOnline zu melden und zu zahlen. Du musst dich dann nicht in jedem Land einzeln registrieren. Relevant wird es, sobald deine EU-weiten Verkäufe von Waren und digitalen Leistungen an Privatkund:innen im Ausland 10.000 € netto im Jahr übersteigen. Gemeldet wird vierteljährlich, und auf den offiziellen Seiten von BMF und WKO ist keine Gebühr genannt.

Unten erkläre ich dir Schritt für Schritt, ob du betroffen bist, wie du dich anmeldest und was du jedes Quartal tun musst. Das ist allgemeine Information und keine individuelle Steuerberatung. Bei Sonderfällen, etwa einem Lager im Ausland, solltest du deine Steuerberatung fragen. Wie Buchfink dir bei der laufenden Buchhaltung hilft, kannst du dir unter Funktionen ansehen.

Was ist das OSS-Verfahren in einfachen Worten?

Normalerweise zahlst du Umsatzsteuer (die Steuer, die du auf deine Rechnung aufschlägst und ans Finanzamt abführst) in Österreich. Seit 1. Juli 2021 gilt bei Verkäufen an Privatpersonen in anderen EU-Ländern oberhalb einer Grenze aber das Zielland-Prinzip: Es zählt der Steuersatz des Landes, in dem deine Kund:in sitzt. Laut WKO-FAQ zum EU-OSS bleiben die Regeln für Geschäfte zwischen Unternehmen (B2B) davon unverändert. OSS betrifft also nur B2C, das heißt Verkäufe an Privatpersonen.

Die Idee dahinter ist einfach. Du meldest die ausländische Umsatzsteuer in Österreich über FinanzOnline und zahlst sie hier ein. Österreich leitet das Geld an die Zielländer weiter. Fachlich heißt das Zielland „Mitgliedstaat des Verbrauchs“, gemeint ist das Land, in dem die Ware ankommt oder deine Kund:in sitzt.

OSS deckt zwei Arten von Umsätzen ab. Erstens den Fernverkauf, also Warenlieferungen an Privatpersonen in einem anderen EU-Land. Zweitens sonstige Leistungen an Nichtunternehmer, deren Leistungsort ins Ausland wandert, etwa elektronische Dienstleistungen wie E-Books, Online-Kurse oder Apps. Reine Inlandsumsätze kannst du über OSS nicht melden. Es gibt drei Varianten (EU-OSS, Nicht-EU-OSS und IOSS für Einfuhren aus Drittländern bis 150 €). Für dich als österreichisches EPU ist der EU-OSS gemeint.

Bin ich als EPU vom OSS-Verfahren betroffen?

Entscheidend ist die Grenze von 10.000 € netto. Sie gilt EU-weit insgesamt, nicht pro Land. Mitgezählt werden Fernverkäufe von Waren plus elektronische Dienstleistungen, Telekommunikations-, Rundfunk- und Fernsehleistungen an Private in anderen EU-Ländern. Verkäufe in Drittländer wie die Schweiz zählen nicht mit. Unter der Grenze bleibt die Besteuerung in Österreich.

Die WKO nennt ein Beispiel: Ein Händler verkauft Spielwaren um 8.000 € nach Deutschland und um 3.000 € nach Tschechien. Zusammen sind das 11.000 €, damit ist er in beiden Ländern steuerpflichtig und kann das über OSS in Österreich melden. Jedes Land für sich liegt unter 10.000 €, trotzdem ist die Grenze überschritten.

Ist OSS Pflicht? Über der Grenze schuldest du die Steuer im Ausland, das ist die eigentliche Pflicht. OSS ist der vereinfachte Weg, sie zu erfüllen. Die Alternative wäre eine Registrierung in jedem Zielland, und das ist für ein EPU kaum sinnvoll. Wenn du OSS nutzt, musst du alle OSS-fähigen Umsätze darüber melden. Du kannst dir nicht einzelne Länder aussuchen.

Bist du Kleinunternehmer:in (Umsatz bis 55.000 € im Jahr, § 6 Abs 1 Z 27 UStG, dann verrechnest du in Österreich keine Umsatzsteuer), gilt laut USP-Seite zur Registrierung Folgendes: Die Befreiung wirkt nur in Österreich. Für Umsätze, die in einem anderen EU-Land steuerbar sind, kommt der EU-OSS in Frage. Ob für dich im Zielland eine eigene Befreiung möglich ist, hängt vom Einzelfall ab. Kläre das vor dem ersten größeren Auslandsgeschäft mit deiner Steuerberatung.

Ob du betroffen bist, hängt also von vier Dingen ab: Art der Umsätze, Kundentyp, Land und Jahressumme. Beratung oder Werkleistungen für Firmen im EU-Ausland sind B2B und laufen nicht über OSS.

Muss ich mich anmelden, und bis wann?

Die Registrierung machst du elektronisch in FinanzOnline. Voraussetzungen laut BMF:

• Du hast eine österreichische UID-Nummer (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer).
• Du führst Umsätze aus, die unter OSS fallen.
• Du bist nicht schon in einem anderen EU-Land für den EU-OSS registriert.
• Es läuft keine Sperrfrist gegen dich.

Im Normalfall gilt OSS ab dem Kalendervierteljahr nach deinem Antrag. Willst du ab 1. Jänner starten, stellst du den Antrag bis 31. Dezember. Für den ersten OSS-pflichtigen Umsatz gibt es eine Sonderfrist: Antrag bis zum 10. Tag des Folgemonats. Das USP-Beispiel: erste Leistung am 12. Oktober 2025, Antrag bis 10. November 2025.

Achte auf das Datum der Inanspruchnahme. Es ist mit dem ersten Tag des Folgequartals vorbefüllt und lässt sich überschreiben. Rückwirkend ändern kannst du es nicht, und Umsätze davor kannst du nicht über OSS erklären. Abgeschickt ist der Antrag erst, wenn du auf „Bestätigen“ klickst. Wer Ware in einem Lager in einem anderen EU-Land hat, etwa bei Fulfillment-Programmen, braucht unter Umständen zusätzliche lokale Registrierungen. Das ist ein Fall für die Steuerberatung.

Was kostet das OSS-Verfahren?

Auf den drei offiziellen Seiten, auf die ich mich hier stütze, steht keine Gebühr für Registrierung oder Meldung. Das ist bewusst vorsichtig formuliert: keine Gebühr gefunden.

Die echten Kosten liegen woanders. Da ist zuerst die Umsatzsteuer des Ziellandes selbst. Sie steckt entweder im Preis, den deine Kund:innen zahlen, oder sie schmälert deine Marge, wenn du die Preise nicht anpasst. Dann kommt das Risiko bei Verspätung: Zinsen oder Strafen setzt laut BMF das Verbrauchsland fest. Und schließlich deine Zeit für das Sortieren nach Land und Steuersatz. Wie viel das ausmacht, hängt von deinen Auslandsumsätzen ab und davon, ob du selbst meldest oder deine Steuerberatung.

Wie läuft die OSS-Meldung ab, Quartal für Quartal?

Der Erklärungszeitraum ist immer das Kalendervierteljahr. Erklärung und Zahlung sind einen Monat nach Quartalsende fällig. Laut USP-Seite zu Erklärung und Zahlung heißt das für das erste Quartal: Ende April. Nach derselben Regel ergibt sich Ende Juli, Ende Oktober und Ende Jänner für die übrigen Quartale.

In welches Quartal ein Umsatz gehört, bestimmt der Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung, nicht der Zahlungseingang. Das gilt auch bei Ist-Besteuerung (§ 17 UStG, also wenn du sonst nach Zahlungseingang versteuerst) und bei Anzahlungen. Beispiel vom BMF: bestellt am 30.12., bezahlt am 31.12., versendet am 5.1. Dieser Verkauf gehört ins erste Quartal des Folgejahres.

In die Erklärung kommen je Land der Netto-Umsatz in Euro und der Steuersatz. Bei Waren gibst du zusätzlich an, aus welchem Land versendet wird. Fremdwährungen rechnest du mit dem EZB-Kurs vom letzten Tag des Quartals um. Die Steuersätze schlägt dir das System unverbindlich aus der EU-Datenbank „Steuern in Europa“ vor. Verbindlich sind nur die Behörden des jeweiligen Landes, und du kannst den Satz auch manuell eintragen.

Bezahlt wird ausschließlich auf das spezielle OSS-Konto mit Verweis auf die Erklärung. Eine Zahlung auf dein normales Abgabenkonto wird nicht berücksichtigt. Das Geld muss am Fälligkeitstag schon angekommen sein, plane also Wochenenden und Feiertage ein. Hattest du im Quartal keine OSS-Umsätze, musst du trotzdem eine Nullmeldung abgeben. Wer das wiederholt vergisst, riskiert Ausschluss und Sperre. Retouren oder Rabatte trägst du in der laufenden Erklärung unter „Korrektur früherer Zeiträume“ ein, bis zu drei Jahre ab dem ursprünglichen Abgabetermin.

Auf deinen Rechnungen gibst du laut WKO den Steuersatz des Ziellandes an. Im Webshop reicht der Hinweis „inkl. MwSt“.

Welche Belege brauche ich für die Aufteilung nach Land und Steuersatz?

Du musst deine OSS-Umsätze getrennt nach Ländern aufzeichnen (Rechtsgrundlage ist Art. 63c VO (EU) 282/2011) und zehn Jahre aufbewahren. Eine eigene Buchhaltung im Zielland brauchst du nicht. In der Praxis solltest du für jeden Auslandsverkauf griffbereit haben:

• Rechnung oder Verkaufsbeleg mit Datum der Lieferung oder Leistung
• Land der Kund:in und angewandten Steuersatz
• Nettobetrag
• Zahlungseingang am Bankkonto, bei Plattformen den Auszahlungsbeleg
• Retouren und Rabatte
• bei Fremdwährung den Kurs und bei Waren das Versandland

Der häufigste Fehler ist ein Zahlungseingang in einem anderen Quartal als die Lieferung. Wer nur nach Kontoauszug sortiert, landet dann im falschen Quartal. Gleiche deshalb jede Zahlung mit dem Lieferdatum auf der Rechnung ab.

Ist OSS dasselbe wie die ZM?

Nein. OSS betrifft Verkäufe an Privatpersonen, und du zahlst darüber ausländische Umsatzsteuer. Die ZM (Zusammenfassende Meldung) ist eine eigene Meldung für Geschäfte mit Unternehmen in anderen EU-Ländern, die eine UID-Nummer haben. Viele EPU haben beides: B2B-Kund:innen im Ausland für die ZM und Privatkund:innen für OSS. Auch von der UVA (Umsatzsteuervoranmeldung) ist OSS getrennt. Die UVA ist ab 100.000 € Vorjahresumsatz monatlich, sonst vierteljährlich fällig. OSS ist immer vierteljährlich.

Was übernimmt Buchfink, und was nicht?

Buchfink sagt dir, was in deiner Buchhaltung noch fehlt. Jede Bankbewegung ist erklärt, oder Buchfink fragt nach. Das hilft genau bei der Zuordnung von Zahlungseingängen zu Rechnungen und damit zum richtigen Quartal. Für UVA, ZM und Jahreserklärung baut Buchfink die fertige Datei für FinanzOnline mit deinen eigenen Zugangsdaten, nach Prüfung und Bestätigung durch dich.

Die OSS-Registrierung und die OSS-Quartalserklärung machst du selbst in FinanzOnline (dort ist auch ein XML-Upload möglich) oder mit deiner Steuerberatung. Antworten zu Detailfragen findest du im Hilfe-Center.

Dein nächster Schritt

1. Zähl deine Auslandsumsätze an Privatpersonen im laufenden Jahr zusammen: Waren plus digitale Leistungen, netto.
2. Rückt die Summe in die Nähe von 10.000 €, prüf deine UID-Nummer und stell den OSS-Antrag in FinanzOnline rechtzeitig.
3. Ordne Rechnungen und Zahlungseingänge nach Land, Steuersatz und Lieferdatum.
4. Trag dir die Frist ein: Ende des Monats nach jedem Quartalsende, auch für Nullmeldungen.
5. Bei Kleinunternehmerstatus oder Lager im Ausland frag deine Steuerberatung.

Wenn deine laufende Buchhaltung sauber ist, ist das OSS-Verfahren gut machbar. Was Buchfink kostet, siehst du unter Preise.