Zusammenfassende Meldung: Wer, wann und wie in FinanzOnline

Die zusammenfassende Meldung (ZM) musst du abgeben, wenn du in einem Monat oder Quartal Waren an ein Unternehmen in einem anderen EU-Land geliefert oder eine Dienstleistung mit Reverse Charge an ein EU-Unternehmen erbracht hast. Du meldest darin die UID-Nummer jeder Kundschaft und die Summe der Nettobeträge. Das läuft elektronisch über FinanzOnline, spätestens bis Ende des Monats nach dem Meldezeitraum. Wer zu spät dran ist, riskiert einen Verspätungszuschlag von bis zu 1 % der gemeldeten Beträge (höchstens 2.200 €) und bei Warenlieferungen sogar die Steuerfreiheit.

Die Frage kommt in der Praxis meist so: "Ich habe jetzt eine Kundin in Deutschland. Muss ich da noch irgendetwas melden?" Sehr oft lautet die Antwort ja. Dieser Artikel erklärt dir Schritt für Schritt, wann die ZM fällig ist und wie du sie vorbereitest. Er ist allgemeine Information und keine individuelle Steuerberatung. Wenn dein Fall ungewöhnlich ist, kläre ihn mit dem Finanzamt oder deiner Steuerberatung. Weitere Anleitungen rund um UVA und Umsatzsteuer findest du im Hilfe-Center.

Was ist die zusammenfassende Meldung überhaupt?

Die ZM ist eine Liste deiner Umsätze mit Firmen in anderen EU-Ländern. Laut Unternehmensserviceportal (USP) gibst du darin die UID-Nummer deiner Geschäftspartner:innen an (das ist die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, also die Steuernummer eines Unternehmens für EU-Geschäfte) und den Gesamtwert der Umsätze mit ihnen im Meldezeitraum. Eine Steuer rechnest du darin nicht aus. Die ZM löst also selbst keine Zahlung aus.

Wozu das Ganze? Die EU-Länder tauschen diese Daten untereinander aus. So kann das Finanzamt im Land deiner Kundschaft prüfen, ob dort die Steuer richtig bezahlt wird. Rechtlich gilt die ZM als Steuererklärung (Art. 21 UStG-Anhang). Genau deshalb gibt es Zuschläge, wenn du sie zu spät abgibst.

Wichtig ist die Abgrenzung zur UVA (Umsatzsteuervoranmeldung). In der UVA meldest du deine Umsatzsteuer und was du ans Finanzamt zahlen musst. Die ZM meldet nur, wem du in der EU was geliefert oder geleistet hast. Sie ist ein eigenes Formular (U13). Eine abgegebene UVA ersetzt die ZM nicht, auch wenn die EU-Umsätze dort schon drinstehen.

Muss ich als Einzelunternehmer:in eine zusammenfassende Meldung abgeben?

Die Pflicht entsteht, sobald du in einem Meldezeitraum mindestens einen dieser Umsätze hattest:

1. Innergemeinschaftliche Lieferung: Du schickst Ware von Österreich an ein Unternehmen mit UID in einem anderen EU-Land.
2. Dienstleistung mit Reverse Charge: Du erbringst eine Leistung an ein Unternehmen in einem anderen EU-Land, und die Steuerschuld geht auf die Kundschaft über.
3. Verbringen: Du bringst eigene Ware in ein eigenes Lager in einem anderen EU-Land.

Reverse Charge heißt Umkehr der Steuerschuld. Du schreibst eine Rechnung ohne österreichische Umsatzsteuer und vermerkst darauf, dass die Steuer vom Empfänger geschuldet wird. Deine Kundschaft versteuert den Betrag dann im eigenen Land. Laut WKO gilt das bei Dienstleistungen nach der sogenannten B2B-Generalklausel EU-weit zwingend. Das betrifft die meisten typischen Dienstleistungen wie Beratung, Design oder Programmierung.

Hattest du im Zeitraum keinen dieser Umsätze, musst du keine ZM abgeben. Eine Nullmeldung ist laut USP nicht nötig.

Situation	ZM?
Grafikerin in Graz schreibt eine Rechnung an eine Agentur in Deutschland mit UID	Ja
Online-Händler in Linz schickt Ware an eine Firma in Italien mit UID	Ja
Beratung für eine Privatperson in Frankreich	Nein, es gibt keine UID der Kundschaft
Kundschaft in der Schweiz, den USA oder dem Vereinigten Königreich	Nein, die ZM betrifft nur EU-Länder
Grundstücksleistungen oder Leistungen, die am Tätigkeitsort besteuert werden	Kommt darauf an

Zum letzten Punkt: Bei Leistungen außerhalb der Generalklausel musst du laut WKO im Einzelfall prüfen, ob im anderen Land Reverse Charge gilt oder ob du dort ausländische Umsatzsteuer verrechnen musst. Hier lohnt sich eine Rückfrage bei der Steuerberatung. Bei Verkäufen an Privatpersonen in der EU kann ein anderes Thema greifen (der One-Stop-Shop, kurz OSS). Das ist eine eigene Frage und gehört nicht in die ZM.

Zwei Dinge solltest du vor jeder EU-Rechnung erledigen. Prüfe die UID deiner Kundschaft auf Gültigkeit. Und frag nach, ob die Leistung wirklich für das Unternehmen ist: Wer etwas nur privat bezieht, gilt laut WKO auch mit UID als Privatkunde.

Und als Kleinunternehmer:in? Hier gibt es keine pauschale Antwort. Das USP führt Kleinunternehmer:innen (Umsatz bis 55.000 €, siehe § 6 Abs 1 Z 27 UStG) in seiner Tabelle mit einem quartalsweisen Meldezeitraum. Ausgenommen sind sie also nicht automatisch. Ob du melden musst, hängt davon ab, ob du eine UID hast und solche EU-Umsätze ausführst. Kläre das konkret mit dem Finanzamt oder deiner Steuerberatung, besonders wenn du heuer die Kleinunternehmergrenze überschreitest.

Bis wann muss ich die ZM abgeben?

Die Grundregel steht in Art. 21 Abs 3 UStG-Anhang: Die ZM ist bis zum Ablauf des Monats fällig, der auf den Meldezeitraum folgt. Wie lang dein Meldezeitraum ist, richtet sich nach deiner UVA. Gibst du die UVA quartalsweise ab, meldest du auch die ZM pro Quartal. Ein Beispiel nach dieser Regel: Für Jänner bis März ist die ZM bis 30. April fällig.

Lag dein Vorjahresumsatz über 100.000 €, gibst du die UVA monatlich ab und damit auch die ZM. Das USP nennt dazu ein Beispiel: Die ZM für August ist bis 30. September abzugeben.

Welcher Monat zählt, hängt von der Art des Umsatzes ab (Art. 21 Abs 7). Bei Warenlieferungen zählt der Zeitraum, in dem du die Rechnung ausstellst, spätestens aber der Zeitraum, in dem der Monat nach der Lieferung endet. Bei Dienstleistungen zählt der Zeitraum, in dem du die Leistung erbracht hast. Wann du die Rechnung schreibst oder wann bezahlt wird, spielt dabei laut WKO keine Rolle.

Was passiert, wenn ich die ZM zu spät oder falsch abgebe?

Für eine verspätete ZM kann das Finanzamt einen Verspätungszuschlag festsetzen. Er beträgt höchstens 1 % der Summe der zu meldenden Beträge und höchstens 2.200 € (Art. 21 Abs 9). Das ist eine Obergrenze und kein Fixbetrag. Wie viel es im Einzelfall wird, entscheidet das Finanzamt.

Das größere Risiko betrifft Warenlieferungen. Seit 1. Jänner 2020 ist eine innergemeinschaftliche Lieferung laut USP nur steuerfrei, wenn die ZM rechtzeitig abgegeben wurde. Fehlt sie oder ist sie falsch, bleibt die Steuerfreiheit nur erhalten, wenn du das Versäumnis gegenüber dem Finanzamt nachvollziehbar begründest und die ZM nachreichst oder berichtigst. Gelingt das nicht, schuldest du im schlimmsten Fall österreichische Umsatzsteuer auf eine Rechnung, auf der du keine verrechnet hast.

Hast du selbst einen Fehler entdeckt, musst du die ZM innerhalb eines Monats nach dem Erkennen berichtigen (Art. 21 Abs 8). Meine klare Empfehlung: Korrigiere sofort, statt bis zum nächsten Zeitraum zu warten.

Wie erstelle und übermittle ich die zusammenfassende Meldung in FinanzOnline?

Die ZM geht grundsätzlich elektronisch über FinanzOnline an das Finanzamt, das für deine Umsatzsteuer zuständig ist. Papier ist laut Gesetz nur erlaubt, wenn dir die elektronische Übermittlung mangels technischer Voraussetzungen nicht zumutbar ist (Art. 21 Abs 10). In der Praxis gehst du so vor:

1. Geh alle Ausgangsrechnungen des Zeitraums durch und filtere die Umsätze an EU-Unternehmen mit UID heraus.
2. Zähl pro Kundin oder Kunde die Nettobeträge zusammen. Notiere UID und Land und trenne Warenlieferungen von Dienstleistungen.
3. Melde dich mit deinen eigenen Zugangsdaten in FinanzOnline an und gib die ZM (Formular U13) ein oder lade die vorbereitete Datei hoch.
4. Prüf alle Angaben, sende ab und speichere die Bestätigung.

Die genauen Menüpunkte in FinanzOnline können sich ändern. Halte dich an die Bezeichnung U13. Denk daran, dass UVA und ZM zwei getrennte Einreichungen mit eigenen Zahlen sind.

Was kostet mich die ZM?

In den offiziellen Quellen habe ich keine Gebühr für die ZM selbst gefunden. Die echten Kosten entstehen woanders: durch den möglichen Verspätungszuschlag und durch die Zeit, die du für das Zusammensuchen der Rechnungen brauchst. Genau dieser zweite Punkt wird unterschätzt, wenn mehrere EU-Kund:innen im Quartal dazukommen.

Wie hilft Buchfink bei der ZM?

Buchfink baut die fertige Datei für FinanzOnline (UVA, ZM, Jahreserklärung) aus deinen Belegen und Rechnungen. Du prüfst sie, bestätigst sie, und sie läuft mit deinen eigenen Zugangsdaten. Du musst dafür nicht buchen lernen. Bei Sonderfällen bleibt die Steuerberatung der richtige Ansprechpartner. Was Buchfink sonst noch abdeckt, kannst du dir unter Funktionen ansehen.

Dein nächster Schritt

Nimm dir fünf Minuten und beantworte drei Fragen. Habe ich im letzten Zeitraum an EU-Unternehmen mit UID verkauft? Habe ich diese Rechnungen ohne Umsatzsteuer geschrieben? Gebe ich meine UVA quartalsweise oder monatlich ab? Wenn die ersten beiden Antworten ja lauten, ist eine zusammenfassende Meldung fällig.

Trag dir dann eine Kalender-Erinnerung für das Ende des Monats nach deinem Zeitraum ein. Wenn du die Datei nicht selbst zusammenbauen willst, kannst du Buchfink 60 Tage kostenlos testen. Alle Tarife und Bedingungen findest du bei den Preisen.